C'est quoi au juste une messagerie collaborative?

Travailler mieux et plus vite, ensemble et à distance, pouvoir déléguer des tâches et les coordonner, déterminer des jalons dans un agenda partagé, improviser une visio-conférence, lancer un sondage, une enquête, un mailing, collecter et trier la remontée des informations du terrain, des clients, des collaborateurs, des media sociaux...
Rendez-votre entreprise plus réactive, plus agile...
Améliorer la satisfaction de vos collaborateurs pour apporter une réelle satisfaction de tous vos interlocuteurs (partenaires, collaborateurs, clients ou usagers).

Les fonctionnalités attendues d'une messagerie collaborative

  • des carnets d'adresses partagés entre collaborateurs pour avoir un référentiel commun
  • des profils vivants de tous les collaborateurs enrichis des dernières activités (projets professionnels menés, idées,...)
  • des agendas partagés pour se repérer ensemble dans le temps
  • des outils de communication en temps réel (tchat, visio-conférence,...) pour choisir le plus opportun à tout moment
  • des partages de documents intelligents pour travailler ensemble et en même temps, en mode connecté, ou en mode déconnecté avec synchronisation
  • des wikis, des fonds documentaires pour capitaliser et enrichir les savoir-faire
  • des connexions avec des applicatifs métiers, workflows, CRM, Applications RH, gestions de projets,…
  • des connexions avec des systèmes externes (linkedin, wiki,  twitter, facebook, SNCF, flux d’informations)
  • des connexions avec des modules d’analyse décisionnelle connectés aux données de l‘entreprise (SAP, SQL Server, comptabilité,..), aux données externes (RSS, OpenData, Bigdata).

messagerie

Les apports d'une solution collaborative : la route vertueuse des 3 C

Le travail collaboratif permet à un groupe de personnes de travailler mieux et plus vite en œuvrant dans le sens des 3 ’C’  (Communication, Collaboration, Coordination) qui mènent inexorablement à un 4ème C: la capitalisation.

Communication

  • La messagerie en elle-même est souvent plus ergonomique qu’une messagerie ‘ordinaire’
  • Les échanges sont multi-canaux et de différents types, il y en a toujours un plus adapté que les autres.
  • L'information est disponible partout, tout le temps et en temps réel quelle que soit sa nature (structurée, non structurée).
  • Les ‘rencontres’ sont immédiates et simples

Collaboration:

  • Création et amélioration de documents en commun
  • Données partagées, partage des outils et documents d’analyse décisionnelle
  • Efficacité de chacun venant du décloisonnement des données
  • Gestion et exploitation du foisonnement créatif via les réseaux sociaux d’entreprise
  • Motivation venant du travail en équipe et de l'agrément des outils

Coordination:

  • Les membres d’une équipe connaissent l’avancée des autres et peuvent coordonner entre eux des tâches,  les étapes et jalons. Ils peuvent  consulter d’autres équipes sur des projets similaires à l’autre bout de l’entreprise.
  • Les tâches sont distribuées et contrôlées avec fluidité
  • Les membres se coordonnent via les agendas partagés
  • Chacun peut devenir un rouage d’un processus qui lui est a priori étranger, via la gestion des profils, des compétences et des expériences.

Un 4ème C : la capitalisation vertueuse

  • De l’information :
    • Les échanges entre utilisateurs constituent de l'information accessible
    • L’ergonomie du système et les bénéfices tirés incitent à la production d’informations structurées et organisées
    • Ils incitent également les remontées des informations du terrain anciennement conservées individuellement sur des supports… variés (post-it, bouts de nappe, coins de mémoire, smartphones et PC  personnels).
    • Toutes les données de l’entreprise et de son réseau sont connectables et constituent potentiellement une information disponible.
    • Il devient facile de mettre en oeuvre des processus de détection des opportunités & leads ou de pilotage de l'activité.
  • De la production :
    • Fluidification des processus métier
    • Productivité accrue de chacun, de l’équipe
  • De la confiance et satisfaction de vos clients et collaborateurs : 

     Le client est content de la réactivité et l’efficacité de l’entreprise, il en parle sur les réseaux et blog...

voir même sur votre site. Les collaborateurs sont contents d'être efficaces et à la pointe de la modernité, ils en parlent sur le réseau de l'entreprise, voir  à l'extérieur.

L'humain au coeur de l'écosystème collaboratif

On ne s’équipe pas d’un outil collaboratif, on construit son écosystème collaboratif avec des éléments homogènes et interconnectés autour des individus en gérant en douceur pas à pas, le passage d’une logique hiérarchique à une logique transversale.

La mise en place de méthodes collaboratives ne consiste pas à rassembler toutes les informations et données de l’entreprise en un même système pachydermique de partage et collecte de l'information.

Ce qui est au centre d’un système collaboratif, ce sont des personnes et des processus interconnectés. Les liaisons sont des environnements applicatifs et les points de connexion sont des personnes.

Les carnets d’adresses, les fiches profil et les moyens de communication comme la messagerie et les réunions virtuelles sont les points d’entrée et de sortie.

Entre ces points se trouvent les processus métier , Workflow, Gestion de projet, dossier client, …

 Homme

 

L’organisation des processus dans un environnement collaboratif n’est pas pyramidale ou descendante, elle est radiale à partir de chacun lui permettant d'exprimer l'entièreté de son potentiel.

 

Les clés de la réussite d'un projet collaboratif

Dans tout projet collaboratif  l’analyse de la situation de départ est primordiale.

Notre démarche consiste à :

  • Comprendre le métier ou les métiers de l’entreprise
  • Intégrer sa structure :
    • Répartition géographique
    • Répartition des langues utilisées
    • Répartition socioprofessionnelle
  • Comprendre le type de management et l'environnement normatif
    • Identifier les éventuels points de rigidité
    • Les cloisonnements entre services
    • La culture d’entreprise
    • Les normes à respecter
  • Analyser les outils existants et leurs usages :
    • Taux d’équipement,
    • Taux d’usage
    • Fonctionnalités
    • Satisfaction
  • Analyser les flux de data et le processus de validation des informations
  • Analyser les attentes en terme de sécurité
  • Tracer les évolutions déjà réalisées et celles envisagées
  • Recueillir sur le terrain les attentes et besoins exprimés de chaque service
  • Définir avec vous la meilleure stratégie

 Puis nous vous accompagnons pour mettre en place les meilleures solutions.

Parlez-nous de votre projet.


Rechercher

Nos références

Groupe Aries
Consulting Domino
Extranet adhérents
ATLease
Gestion de contrats de support et d'hébergement
Atos Origin
Formations
Bibliothèque Nationale de France
Formations BES
BARRY ROGLIANO SALLES
Formations
CCi de l'Yonne
CEGEDIM
Formations
CILAS
OASIS CRM®
CMA-CGM
Formations
Caisse de Prévoyance Sociale de la Polynésie
Audit Infrastructures Domino et système de remontée de feuilles de soins
CSB Consulting
EADS
Formations
Epi Ingrédients
OASIS CRM®
France Galop
Formations
Groupama
Formations
HSBC
OASIS CRM®
L'Occitane
Formations
Loxam
Mairie de St Maur
Formations
Matines
CMS (Gestion de site web)
Pattonair
Formations
RQDNet
Stallergenes
Telintrans
Timac
CRM Lotus
Toyo Ink
Turboval
OASIS CRM®
Bureau Veritas
Système de réservation de salles
Zodiac Data Systems
OASIS CRM®
IMM
Réalisation d'une application métier de gestion des lits et des blocs
Mairie Augy
Réalisation d'un site web collaboratif avec système 'In-Situ-Edit'
Caléa
Application médicale sous Lotus
Groupe AFE
Applications métier Lotus &Tableaux de bord DSI OASIS CRM®
Migration Lotus
sPark
GIE Arcade
Formations
IMS Metal
Applications Mobiles multisupport de pré-calcul de commande

Parlez-nous de vos projets

Téléphone: 01 82 28 48 30
✉ Vous pouvez aussi envoyer un message.

Tchat
en
direct
Tapez un pseudo et démarrez le tchat

Partager