Salles & Ressources

FOROOM progiciel de gestion de salles et ressources

Ce progiciel collaboratif de gestion de salles et ressources est développé sous Lotus notes. Il permet à des sociétés ou organismes programmant des évênements, des réunions, des conférences, des spectacles ou groupes de travail de gérer la réservation des salles et tout ce qui pourrait leur être attaché (matériels, services, agencements).

Cette application permet également :
- de gérer les validations de réservation au sein d’un workflow
- de publier des documents selon des modèles en nombre illimité et à contenu variable.

gestion de salles collaborative sous Lotus notes

Des vidéos (visites virtuelles) ou images de la salle peuvent être annexées à chaque salle

Chaque salle est détaillée (nom ou numéro, site, situation, horaires d'accès, consignes...) et peut être visualisée .
Pour chaque salle de réunion, des fiches « Aménagement » permettent de préciser le type d’aménagement que peut recevoir la salle (type, capacité d'accueil, temps de montage...).

Les équipements sont détaillés et peuvent être fixes ou mobiles. Il s’agit de rétroprojecteurs, de chaises, d’écrans,…

Des « Prestations » (hôtelière, hôtelière interne, technique,…) peuvent être associées à la salle.

Les reservations peuvent se faire à partir de l'agenda de la salle pour les utilisateurs qui connaissent les salles qui conviennent à leur besoins.

Pour les autres, un moteur de recherche de disponibilités permet de trouver la salle correspondant à leurs besoins.

Le suivi et la validation de la réservation fait l'objet de notifications par mail.
Un lien vers une fiche qualité permet d’obtenir après la réunion, un retour qualitatif.

Le système assure également la gestion des conflits sur : les salles / participants / intervenants / options-équipements.

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